为什么需要聘请公司秘书？
根据**《新加坡公司法》第171条**，每家新加坡公司都必须任命一名公司秘书，其职责是确保公司遵守新加坡的公司法规。在新加坡的企业环境中，公司秘书不仅仅是一个行政职务，更是公司、董事会和利益相关者的法律顾问、行政管理者和合规监督者。
新加坡公司秘书服务包括哪些内容？
新加坡公司秘书承担着多样化的职责，确保公司遵守新加坡公司法律框架。以下是公司秘书在新加坡常见的任务清单：
1. 向新加坡会计与企业管理局 (ACRA) 提交申报文件
公司秘书负责所有与ACRA相关的申报工作，主要包括：
- 提交公司高级职员（如董事、首席执行官、公司秘书或审计师）的任命、撤换和辞职通知
- 准备并提交年度财务申报（Annual Return Filing）
- 提交公司相关信息的变更，包括：
- 公司名称
- 业务性质
- 财政年度结束日期等
- 提交与股权相关事务的变更，包括：
- 股本增加
- 股权转让
- 资本削减等
- 提交公司高管的个人信息变更，如姓名、地址、联系方式等
2. 维护法定登记册
公司秘书有义务更新并维护以下法定登记册：
- 主要股东登记册（Register of Substantial Shareholders）
- 公司抵押登记册（Register of Company Charges）
- 董事、秘书、CEO 和审计师登记册（Register of Directors, Secretaries, CEOs and Auditors）
- 代理董事登记册（Register of Nominee Directors）
- 董事持有股份和债券权益登记册（Register of Directors’ Interests in Shares and Debentures）
- 可登记控制人登记册（Register of Registrable Controllers）
- 代理股东登记册（Register of Nominee Shareholders）
- 债券持有人登记册（Register of Debenture Holders）
- 会议记录簿（Minutes Book）
3. 董事会会议
对于董事会结构复杂的公司，公司秘书会协助组织董事会会议，具体职责包括：
- 向董事提供会议议题建议
- 准备并分发会议相关文件
- 出席会议并记录会议纪要
- 起草董事会决议，提供经认证的会议记录副本
4. 年度股东大会 (AGM) 或特别股东大会 (EGM)
对于股东结构复杂的公司，若有需要，公司秘书将协助召开年度股东大会 (AGM) 或 特别股东大会 (EGM)，包括：
- 准备并向股东发出会议通知
- 拟定会议议程
- 准备并分发财务报告
- 确保投票程序符合法规要求
对于规模较小的公司，尽管无需召开实体会议，公司秘书仍需每年准备必要的 AGM 文件，供所有股东签署。
5. 其他职责
- 在ACRA正式登记为公司的法定秘书
- 定期对公司高管进行**尽职调查和KYC（了解你的客户）**审核
- 协助管理和维护公司的CorpPass（公司门户账号）
- 协助公司数据保护官 (DPO) 的注册工作
- 向董事会提供合规事务咨询
- 保管并监督公司印章的正确使用
- 处理股东与公司之间的沟通
- 提醒董事及时履行法定义务
聘请专业公司秘书可确保公司遵守新加坡法规，及时完成法律申报，降低合规风险，助力企业平稳运营与长远发展。如果我的公司未任命公司秘书会发生什么？
如果一家新加坡私人有限公司未遵守任命公司秘书的法定义务，新加坡政府可能会强制要求公司任命一名符合公共公司秘书资格的新公司秘书。甚至进行罚款。
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